Liiketoimintaprosessejen automatisointi on avain tehokkaaseen ja tuottavaan työskentelyyn. Microsoft Power Automate on voimakas työkalu, joka mahdollistaa monenlaisten tehtävien automatisoinnin.
Microsoft Power Automate on automaatiotyökalu, joka mahdollistaa tehtävien ja prosessien automatisoinnin ilman ohjelmointitaitoja. Microsoftin tuotteiden lisäksi Power Automatella voidaan automatisoida työtehtäviä ja siirtää tietoa myös ulkoisten palveluiden, kuten Googlen tuotteiden, Slackin tai Hubspotin välillä.
Power Automate tarjoaa monipuolisia ominaisuuksia, kuten lomakepohjien luomista, tiedonkeruuta, sähköpostien käsittelyä, raporttien automatisointia ja paljon muuta. Automaatiot eli "flowt" luodaan visuaalisen käyttöliittymän avulla, jossa eri toiminnot yhdistetään loogisiin järjestyksiin. Power Automatea voidaan käyttää automatisoimaan niin yksittäisen työntekijän työtehtäviä, kuin organisaation laajuisia prosessejakin.
Käydään seuraavaksi läpi muutama esimerkki siitä, miten Power Automatea voidaan hyödyntää päivittäisessä työssä.
Onko Zero inbox myytti?
Power Automaten avulla voidaan automatisoida sähköpostien käsittelyä, kuten esimerkiksi luoda automaatio, joka luokittelee saapuvat sähköpostit ja ohjaa ne oikeisiin kansioihin tai merkitsee ne tärkeysjärjestyksessä. Voit myös lisätä ilmoituksia, jotka lähettävät esimerkiksi Teams-viestin aina, kun tietyltä lähettäjältä tulee viesti tai kun viesteissä mainitaan tiettyjä termejä. Kätevää eikö?
Voit analysoida sähköpostien sisältöä ja tehdä automaattisia toimenpiteitä sen perusteella. Voit tarkkailla sähköpostiviestin eri osa-alueita, kuten lähettäjää, aiheen riviä, sisältöä ja liitteitä. Voit luoda sääntöjä ja ehtoja, joiden perusteella flow tunnistaa tiettyjä avainsanoja, lauseita tai muuta merkityksellistä tietoa viestistä.
Kun Power Automate havaitsee halutun kriteerin, se voi suorittaa automaattisia toimenpiteitä. Näitä voivat olla esimerkiksi vastauksen lähettäminen, tiedoston tallentaminen, tietojen päivittäminen toisessa järjestelmässä tai ilmoituksen lähettäminen tiimille.
Flow voisi esimerkiksi tunnistaa asiakaspalautteeseen liittyvät avainsanat sähköpostiviestin sisällöstä. Tai jos virtaus havaitsee tietyn tyyppisiä tiedostoja, kuten laskuja tai sopimusasiakirjoja, se voi automaattisesti tallentaa ne tiettyyn kansioon tai lähettää ne eteenpäin hyväksyntäprosessiin.
Tekoälyn käyttö Power Automatessa on lisännyt sen tehokkuutta entisestään. Jatkona sähköpostiviestien analysointiin, AI builderin avulla voidaan parantaa sähköpostiviestien sisällön automaattista käsittelyä, koska sisältöä voidaan käsitellä dynaamisesti, jolloin automaatio osaa lukea viestistä haluttuja termejä, vaikka viestin sisältö olisi muuten joka kerta hieman erilainen.
Viestistä voitaisiin esimerkiksi poimia päivämääriä, laskun summia, sarjanumeroita tai muuta tietoa, kerätä ja jäsennellä nämä automaattisesti esimerkiksi Exceliin, Sharepointiin tai lähettää viestinä toiseen järjestelmään.
Power Automate avulla voidaan luoda automaatiotietovirtoja, jotka siirtävät esimerkiksi tietoja CRM-järjestelmän ja sähköpostin välillä, automatisoivat lomakkeiden täyttämistä ja raporttien luomista. Voit esimerkiksi luoda flown, joka kerää tietoja lomakkeilta ja luo automaattisesti raportteja haluamallasi tavalla.
Tämän lisäksi voit varmistaa työn tehokkaan organisoinnin ja tiimityön ohjaamalla tehtäviä automaattisesti eri henkilöille ja seurata niiden etenemistä. Voit esimerkiksi kerätä tiettyyn projektiin liittyvää sisältöä eri kanavista tiettyyn Sharepoint-kansioon ja ilmoittaa projektipäällikölle aina, kun uutta sisältöä lisätään.
Power Automate auttaa asiakashallintajärjestelmän ylläpidossa monella eri tavalla. Tärkein tavoite CRM-automaatioissa on manuaalisen työn vähentäminen, muistin varaisten tehtävien poistaminen ja tiedon ajan tasalla pitäminen ilman työntekijän toimenpiteitä.
Power Automatella voidaan esimerkiksi luoda uusi liidi CRM-järjestelmään, kun verkkosivujen lomake on täytetty tai sähköpostiviesti lähetetty. Liidit voidaan tämän jälkeen automaattisesti jakaa myyntitiimin kesken, perustuen esimerkiksi maahan tai kaupunkiin, toimialaan tai yrityksen kokoon.
Asiakaskokemuksen parantamiseksi voidaan myös lähettää automaattinen tervetuloviesti uusille asiakkaille, seurata tarjousprosessin edistymistä, tallentaa tapaamisten tietoja tai päivittää asiakkuuteen liittyviä tietoja järjestelmien välillä.
Meidän tavoitteemme on vauhdittaa yritysten digitalisaatiota 2030-luvulle, koska työaika on arvokasta ja haluamme, että se käytetään todella arvoa tuottaviin ja työntekijälle mielekkäisiin työtehtäviin. Automaatiotarpeita on yhtä paljon kuin on yrityksiäkin, eikä mikään työtehtävä ole liian pieni automatisoitavaksi. 5 minuutin ajansäästö kertaa 15 on jo yli tunti, jos tämä tehdään joka päivä, ollaan tienattu yli puoli päivää lisää työaikaa jokaiselle viikolle!
Rajatorpantie 8, Vantaa
moi[at]simplified.fi
Rajatorpantie 8, Vantaa
IT-asioissa sinua palvelee:
